Что это такое и когда проводится
Инвентаризация проводится специальной комиссией. Ее результаты отражаются в описях, актах или других документах, утвержденных Законодательством. Иначе эту процедуру называют переучетом. В аптеках инвентаризация организуется в обязательном порядке в рамках годовой отчетности. Сроки проведения дополнительных проверок устанавливаются руководством, исходя из поставленных задач. Например, инвентаризацию организуют при недостачах в аптеке, после пожара или при закрытии компании. Также поводом для ее организации могут быть:
- Продажа аптеки.
- Изменение формы собственности организации.
- Назначение новых материально ответственных лиц.
- Форс-мажорные обстоятельства: пожары, потопы и другие стихийные бедствия.
Руководители вправе самостоятельно устанавливать периодичность ревизий в соответствии с необходимостью или потребностями: раз в квартал, ежемесячно, либо в другие сроки.
Преимущества
- Снижение убытков. При регулярных ревизиях легче выявить недостачу или хищение товаров, предупредить их порчу в результате нарушения условий хранения.
- Контроль запасов. После проверки собственник получает точную информацию о количестве товаров на складе, что дает возможность управлять ими и исключить дефицит или переизбыток каких-то позиций.
- Соблюдение норм законодательства. Инвентаризации необходимы для учета лекарственных средств.
- Выявление востребованных товаров и позиций, не пользующихся спросом, для оптимизации закупок и улучшения качества обслуживания клиентов.
- Проверка полноты отражения операций.
Виды инвентаризации
- Полная
Ее рекомендованная периодичность — раз в три года. Пересчету подлежат все ценности, включая медицинские изделия, лекарства, оборудование, основные средства, деньги в кассе, мебель, технику на балансе, а также кредитные обязательства.
- Промежуточная
Необходима для оценки реальной ситуации, выявления недостач.
- Годовая
Плановые проверки проводят ежегодно, в период с 1 октября до 31 декабря перед закрытием годового отчета. Опись лекарственных препаратов производится по форме, дозировкам, названиям, фасовкам. Их учитывают в денежном и в количественном выражении.
При обнаружении излишков неучтенные позиции принимают на баланс, где они отражаются как прочие внеоперационные доходы компании по учетной стоимости. То есть фактически их считают материальными запасами или неучтенной прибылью.
Если выявляется недостача, в первую очередь, определяется ее причина. Иногда она связана с ошибками в учете, например, при списании ТМЦ. Другие вероятные причины недостач:
- естественная убыль;
- порча при неосторожном обращении или не соблюдении условий хранения;
- ошибки при продаже товара, приводящие к пересортице;
- кражи или хищения.
Во всех этих случаях материально ответственные лица дают письменные объяснения, указывая реальную причину недостачи. Ее суммы отражаются на отдельном счете и списываются по решению руководства на виновных лиц или собственные затраты.
Для покрытия затрат используются три сценария:
- Если товар был утерян по естественным причинам (усушка, испарение, бой при транспортировке или хранении), ориентируются на нормы, утвержденные для каждой категории товаров. Эти расходы включаются в общие издержки. Однако в фармацевтической отрасли, к которой относится аптека, эти суммы минимальны.
- В ситуациях, когда причиной недостачи стала некомпетентность или недобросовестное отношение работников, суммы утраченных товарно-материальных ценностей взыскиваются с виновных в полном объеме. Их вычитают из зарплаты или сотрудник сам вносит деньги в кассу. Такой вариант возмещения убытков возможен при заключении договора материальной ответственности и наличии прямых доказательств о причастности к недостаче.
- Если же утрата ТМЦ произошла не по естественным причинам или вине персонала, убыток списывают на расходы аптеки, уменьшая ее финансовый результат.
Все эти процедуры оформляются документально и подтверждаются актом, подписанным руководителем.
Этапы
Инвентаризация выполняется в определенной последовательности, которую нельзя изменять или нарушать:
- Приказом руководителя создается комиссия или возобновляется работа постоянно действующей группы. В ее состав обычно входит представитель администрации (это может быть заместитель руководителя или заведующий аптеки), бухгалтер, товаровед, работники склада, провизоры и фармацевты. Комиссия может быть постоянной или назначаться каждый раз перед ревизией.
- Заполняется ведомость с данными. Если в аптеке несколько отделов, переучет проводят по каждому отдельно с участием ответственных лиц.
- Инвентаризационная группа получает на руки пакет расходных и приходных документов с отчетами о движении товарно-материальных ценностей (акты приемки лекарств и медицинских изделий, накладные, акты о расходовании и списании, отчеты).
- Лица, ответственные за хранение ТМЦ, пишут расписки о сдаче документации, подтверждая, что вся информация, указанная в них, соответствует действительности.
- Производится взвешивание, измерение, пересчет остатков. Во время инвентаризации отпуск и перемещение материальных ценностей приостанавливается, чтобы не допустить искажения информации.
- Результаты вносятся в ведомость, которая всегда составляется в двух экземплярах: один остается у материально ответственного лица (этот сотрудник должен написать расписку), а второй идет в бухгалтерию.
В процессе инвентаризации выявляются товары с истекшим сроком годности, их нужно утилизировать, оформив процедуру документально. Эти суммы, подкрепленные соответствующими актами, включаются в список расходов. В небольших аптеках проверка занимает не более одного дня. На складах и в крупных организациях этот период увеличивается до нескольких дней, и это фиксируется в приказе.
Все пересчеты проводятся в присутствии материально ответственного лица: этот сотрудник либо сам участвует в проверке, либо следит за тем, чтобы ее результаты отображались в документах корректно и правильно. Это необходимо для прозрачности инвентаризации и для гарантии того, что ни участники комиссии, ни сам продавец или другой ответственный работник не будут сомневаться в правильности подсчета.
Описи и акты подписываются участниками на каждой странице. На товары или ценности, реальное количество которых не совпадает с документальными данными, составляются сличительные ведомости. В заключение ревизии ответственный сотрудник ставит свою подпись с пометкой о согласии или несогласии с результатами.
Инвентаризацию следует проводить оперативно и быстро, не затягивая по времени, чтобы не допустить убытков. По ее окончанию комиссия представляет руководству письменные итоги. На их основании администрация принимает решения по обнаруженным проблемам и расхождениям.
Бухгалтерия отражает результаты промежуточных переучетов в проводках того месяца, в котором проходила ревизия. А итоги плановой инвентаризации, проходящей в октябре-декабре, включаются в годовой баланс.
Инвентаризация аптеки с ГПК «Дерфер»
Проведение инвентаризации до сведения годового бухгалтерского баланса – обязательная процедура для любых организаций, и аптек, в том числе. Отдельный учет ведется для наркотических, психотропных, ядовитых и сильнодействующих препаратов. Каждый их экземпляр учитывается индивидуально.
Наша компания работает более 15 лет, предлагая профессиональные инспекторские услуги в разных странах мира. Богатый практический опыт и использование современных программных продуктов для инвентаризации позволяют гарантировать заказчику точный результат, который поможет принять верные решения и застраховать бизнес от убытков. Мы постоянно развиваемся, повышаем уровень квалификации, поэтому всегда готовы к любым вызовам и оперативно реагируем на изменения рынка. Чтобы заказать инвентаризацию аптеки или другой организации, достаточно связаться с нашими специалистами. Мы ответим на все интересующие вопросы и предоставим подробную консультацию.
