Проверка хранящихся на складе активов может быть плановой или внеплановой. Первая выполняется не реже одного раза в год, ее заранее планируют, график руководитель обычно готовит после январских праздников.
Внеплановая инспекция назначается в особых случаях, они прописаны в 402 ФЗ, это:
- Смена руководства компании или передача прав на нее другому владельцу;
- Смена формы собственности предприятия;
- Выявления фактов хищения, порчи или незаконного использования имущества;
- Чрезвычайные ситуации, в результате которых хранившаяся на складе продукция полностью или частично утрачена или испорчена.
Существенные кадровые изменения, например массовые сокращения, могут также послужить основанием для проведения внеплановой инвентаризации по решению руководства.
К ЧП, после которых нужна внеплановая инвентаризация, относят наводнения, пожары, прорывы труб водоснабжения или канализации. Переучет товаров может потребоваться, если обнаружено их повреждение грызунами.
Полную проверку, как правило, проводят в последние три месяца года – с 1 октября по 31 декабря. Ее итоги необходимо получить до формирования сводного бухучета. Если итоговый документ предоставить без отчета о проведенной ревизии, то на главного бухгалтера налоговая служба может наложить штраф.
Порядок проверки складов
Многие организации по-прежнему ориентируются на положения приказа Минфина №49 от 1995 года, регулирующего порядок проведения инвентаризации, однако использование этого документа не является обязательным и должно соотноситься с актуальными нормами бухучета (ПБУ 18/02, 5/2019, 402-ФЗ и т.п). Состав комиссии определяет документ о проверке, подготовленный руководителем предприятия. В нее должны входить не менее 3 человек, обычно для инспекции складов привлекают:
- Главбуха или его заместителя;
- Начальника подразделения;
- Сотрудника, отвечающего на предприятии за логистику;
- Работника службы охраны или безопасности;
- Сотрудника кадрового отдела.
Состав комиссии должен быть таким, чтобы перерасчет продукции был быстрым и качественным. При проведении инвентаризации используется необходимое оборудование для пересчета, взвешивания и учета товаров (например, весы, сканеры, терминалы сбора данных). Переучет выполняется в присутствии кладовщика или иного материально ответственного лица, начальником склада.
Инвентаризация на складе может быть полной или частичной. В первом случае проверяют все, что находится в помещениях. Во втором только определенную группу товаров, оборудование или используемую в погрузочно-разгрузочных работах технику. Перечень подлежащих исследованию объектов устанавливает руководитель.
Перед проведением плановой инвентаризации складские помещения приводят в порядок и готовят те документы, на основании которых можно отследить приход продукции, ее расход, списание и другие операции. Потребуются и бумаги, оформленные в предыдущий период инспекции. Отсортированный пакет документов комиссия должна получить под роспись. Перед инспекцией распечатывают пустые сличительные ведомости, они нужны для внесения информации при перерасчете и выявлении несоответствий.
Ревизия на складе подразумевает выявление фактических запасов продукции или ее остатков. В описи сведения заносят в соответствующие графы, указывают вид проверенного товара, его артикул и сорт. При необходимости продукцию не только считают, но и перемеривают или перевешивают. Обязательной проверке кроме товаров, находящихся на складе, подлежат:
- Отпущенная продукция, оплата по которой еще не поступила на счета предприятия;
- Грузы, находящиеся в пути;
- Имущество предприятия, переданное в аренду или хранящееся по другому адресу;
- Материалы, отправленные на переработку в сторонние организации.
Если при проведении инвентаризации на склад пришли новые товары, то их в присутствии членов комиссии принимают, а на приход ставят уже после завершения ревизии. Но при этом получение нужно зафиксировать в отдельной ведомости. В том случае если инвентаризация затянулось и требуется отпуск продукции, то он возможен с письменного согласия руководства. Выдачу контролирует комиссия.
По результатам инвентаризации подготавливают пакет документов. Это опись ИНВ-3, сличительная ведомость ИНВ-19, бланк о проверке выданных товаров ИНВ-4, акт расчетов за те позиции, которые идут на склад, — ИНВ-6.
Знать, что такое инвентаризация на складе и алгоритм ее выполнения, должен каждый руководитель. Но для ее проведения не обязательно создавать комиссию из собственных работников, при возможности можно пригласить экспертов аудиторской компании.
