По результатам сюрвейерской инспекции эксперт подготавливает пакет документов. Одним из самых основных считается отчет – сюрвейерский акт, он имеет юридическую силу и может использоваться в суде при возникновении спорных ситуаций. Но он должен быть составлен без ошибок, иначе к рассмотрению такой документ не примут.
Сюрвейерский акт – обязательные элементы
Качественный отчет должен быть систематизирован и отвечать на все вопросы заказчика. Составляют его на завершающем этапе проверки, заверяют подписью и печатью.
Обязательные разделы сюрвейерского акта:
- Информация об объекте. В этом разделе указывают наименование инспектируемого груза и его тип, место проведения осмотра (ж/д станция, порт, склад) и его время, реквизиты ТС (номер вагона, контейнера, автомобиля). Нужно отметить и при каких условиях проводится проверка – наличие пломб на контейнерах, температуру, влажность. Если проводится инспекция техники и оборудования, то в акте пишут комплектацию, заводской номер, вес, соответствие техническим параметрам.
- Методика инспекции и используемые при ее выполнении инструменты. Влажность измеряют при помощи гигрометров, температуры специальным градусником. Важно, чтобы измерительное оборудование имело акт о поверке, его номер также указывают в отчете. Для документирования состояния грузов, контейнеров применяют видео и фотофиксацию. Для проверки товаров из-за рубежа может потребоваться выборочный анализ образцов, либо сверка товаров с международными стандартами.
- Технические параметры объекта. Этот раздел сюрвейерского акта считается его основой, в нем нужно наиболее подробно отразить состояние груза, его вес, количество, есть или нет повреждения на упаковки. Указывают соответствие маркировки типу товара. При инспекции транспортного средства, используемого для перевозки грузов, оценивают его основные узлы, проверяют прочность рефрижератора, состояние и качество креплений.
- Выявленные при проверке дефекты. При обнаружении повреждений их указывают в отчете, описывая характер, причины, степень риска (полная или частичная порча партии товара).
- Рекомендации. В акте сюрвейер пишет, что необходимо предпринять для устранения выявленных нарушений. Это может быть замена или ремонт упаковки с повреждениями, изменение условий транспортировки товара, например уменьшение температуры или влажности в контейнере.
Сюрвейерский акт должен содержать и выводы, эксперт на основании проведенной работы дает общую оценку объекту, определяет возможность реализации грузов. На основании отчета, если установлено, что не соблюдаются условия перевозки или товар утрачен (поврежден), можно потребовать выплаты компенсации.
Ошибки при составлении отчета
Отчет, составленный по результатам сюрвейерского осмотра, должен соответствовать требованиям регламентирующих документов. Отсутствие одного из разделов, неверное указание информации и ряд других недочетов делают документ недействительным.
Типичные ошибки при подготовке акта:
- Отсутствие в приложении фотографий или видеофиксации обнаруженных нарушений. Фиксировать необходимо процесс погрузки и разгрузки товара, состояние упаковки, наличие пломб на контейнерах, дефекты тары. Фотографии и видео должны быть такого качества, чтобы сомнений в достоверности предоставленной информации не возникало.
- Оценочные суждения. Они должны быть не в виде пространственной информации, а в виде конкретных цифр или в процентах.
- Отсутствие копий транспортных накладных и сертификатов.
При проведении инспекции и подготовке акта важно организовать тесное сотрудничество с заказчиком. Недостаточность коммуникаций часто приводит к тому, что эксперт выполняет не тот тип проверки или не уделяет внимание существенным для клиента аспектам. Ошибкой может стать и выбор сюрвейера по рекомендации грузоперевозчика или поставщика товара. Инспектор должен представлять интересы заказчика и поэтому он должен быть независимым.
Избежать ошибок при подготовке сюрвейерского акта помогает правильная подготовка к проверке. Эксперт должен понимать, с чем ему предстоит работать, заранее изучает документы, выбирает методики проверки. Доверять проведение этой работы лучше всего профессиональным сюрвейерам тех аудиторских компаний, которые имеют лицензию на оказание этого вида услуг.
