Что такое инвентаризация в магазине, с какой целью и как часто она проводится? Ответы на эти вопросы нужно точно знать владельцу бизнеса, так как переучет помогает своевременно выявить слабые места в торговле. Инвентаризация выполняется на основании приказа, после ее завершения члены комиссии готовят отчет.
Что такое инвентаризация в магазине
Это процесс проверки имущества и его состояния путем соотнесения полученных при пересчете данных с той информацией, которая занесена в документы бухгалтерского учета. Инвентаризация может быть плановой и внеплановой, полной и частичной, выборочной.
Переучет товаров в магазине необходим, чтобы:
- Определить, сколько фактически есть товара в наличии;
- Выявить неучтенные позиции;
- Установить порчу товара или его упаковки;
- Выявить пересортицу и излишки;
- Проконтролировать соблюдение правил учета и хранения товаров.
Во время инвентаризации магазина можно обнаружить продукцию с истекшим сроком хранения или уже испорченную. Она подлежит списанию. Переучет помогает выявить, какие позиции пользуются спросом и спланировать будущие закупки.
Инвентаризация в магазине направлена и на выявления случаев хищения со стороны продавцов или покупателей. На ее основании нередко принимают решение об увольнении сотрудников и о возмещении ими материального ущерба.
Инвентаризация проводится в сроки, установленные организацией самостоятельно, однако в обязательном порядке — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и в других случаях, установленных законодательством. Обязательно инициируют проверку, если товар (при продаже бизнеса) нужно передать другому владельцу, при смене лица, ответственного за сохранность материальных ценностей. Внепланово инспекция и переучет проводятся после стихийных бедствий, при выявлении факта краж или при подозрении на них.
Порядок инвентаризации
Перерасчет товаров в магазине наиболее достоверным будет в том случае, если касса будет закрыта, а все продукция принята. При полной инвентаризации обычно торговую точку закрывают, при частичной не работает только один из отделов.
Стандартный процесс переучета состоит из нескольких этапов:
- Первый – подготовка документов. Руководитель магазина издает приказ (ф. ИНВ-22) на инвентаризацию, в нем указывают ее вид и причину, список членов инспекционной комиссии, сроки проведения. Кроме того необходимо подготовить пустые бланки для описей и актов, ведомость учета. Можно использовать как установленные государством шаблоны, так и документы произвольной формы.
- Пересчет подлежащих проверке товаров. Это можно делать вручную или сканируя штрихкод, второй вариант удобнее и быстрее. В зависимости от специфики товара иногда его требуется не только посчитать, но и взвесить. Если назначена частичная инвентаризация, то вначале подготавливают список подлежащих проверке товаров и учет проводят по нему, то есть другую продукцию не трогают. Для удобства подсчет продукции ведут по группам, например, вначале проверяют овощи и фрукты, затем молочную продукцию и консервацию.
- Анализ результатов. Все выявленные расхождения (недостачи, излишки, пересортицу) указывают в ведомости учета.
Результаты инвентаризации делят на промежуточные и финальные. Вначале необходимо перепроверить выявленные нарушения, возможно товар был переложен или поставлен на другую полку. По полученным результатам составляют сличительную ведомость, после чего бухгалтер готовит отчетный документ. Финальный этап – подготовка приказа об утверждении полученных итогов инвентаризации.
Для товаров, подверженных естественным потерям (усушка, утруска), применяются нормативы естественной убыли. Это обязательно отражается в отчетной ведомости. Испорченный, просроченный товар по итогам проверки подлежит списанию.
В инвентаризационную комиссию входить могут сотрудники магазина, но не материально ответственные лица. Однако они должны присутствовать при проверке в обязательном порядке. К выполнении работы можно привлечь аудиторскую фирму, обычно это практикуется, если точно нужно установить, честно или нет работают продавцы и получить мнение экспертов. Опись, ведомости должны подписать все члены комиссии, отсутствие даже одной из них является основанием для того, чтобы переучет признать недействительным.
Не все начинающие предприниматели знают, что такое инвентаризация в магазине и не учитывают ее важность, потому не уделяют работе в этом направлении должного внимания. А это может стать основной причиной низкой прибыли или штрафов от тех компаний, которые контролируют сроки и условия хранения продуктов. Своевременно проведенный переучет предупреждает те нарушение, которые негативно отражаются на работе торговых точек.
