Инвентаризация основных средств и оборудования проводится для того, чтобы уточнить, какое имущество имеется в распоряжении компании, сопоставить его фактическое наличие данным бухгалтерского учета, выявить порчу или недостачу. Это одна из главных мер для сохранности товарно-материальных ценностей, дисциплинирующая персонал. Вся информация, полученная в ходе проверки, оформляется документально. При необходимости в имеющиеся документы вносятся изменения, чтобы отчетность соответствовала действительности. Как это сделать правильно, расскажем далее.
Как проводится аудит ОС
К основным средствам компании относят объекты, использующиеся во время производственных процессов или для административных нужд. Это транспорт, оборудование, в том числе, вычислительное, здания, сооружения, инвентарь.
Инвентаризацию используемого оборудования и ОС в любой организации в обязательном порядке проводят не реже одного раза в каждые три года. Периодичность и порядок дополнительных проверок утверждаются в учетной политике компаний. Перед ее проведением руководитель издает указ, в котором указывают:
- Причину выполнения проверки (по плану или из-за сложившихся обстоятельств);
- Сроки место ее проведения;
- Перечень объектов, которые будут проверяться.
Также в нем содержатся данные о членах комиссии и сроках сдачи отчетности в бухгалтерию.
В зависимости от графика проведения она бывает:
- Плановой, проводится через три года;
- Внеплановой (ее проводят при наступлении форс-мажорных обстоятельств, например, пожаров или затоплений, ее инициируют представители налоговых органов при подозрении в нарушении учета);
- Инициативной (по указанию руководства).
Проверка, охватывающая все отделы компании, называется полной инвентаризацией или сплошной. Когда аудит касается определенной группы основных средств – выборочной. Повторную инвентаризацию проводят при возникновении подозрений относительно полученных результатов, связанных с недобросовестностью заинтересованных лиц. Контрольную назначают после плановой для подтверждения данных.
По способу проведения:
- Натуральная инвентаризация включает механический пересчет товарно-материальных ценностей, состоящих на балансе.
- Документальная подразумевает сверку документов на основные средства. Проводится совместно с натуральной.
- Ручная, с заполнением бумажных ведомостей. На такую проверку требуется много времени, допускаются ошибки из-за человеческого фактора.
- Автоматизированная инвентаризация выполняется с использованием специальных технических средств, маркировщиков. Данные для анализа заносятся в приложение. Процесс происходит быстро, отличается высокой точностью, с минимальным использованием персонала.
Как именно будет происходить процесс, зависит от менеджмента предприятия. Но основные действия повторяются постоянно:
- Подготовка включает составление приказа о проведении. На этом этапе назначают членов комиссии, ее руководителя, определяется, в какие сроки будут проводиться инспекционные мероприятия. Происходит сбор расписок с материально ответственных лиц, заполняются инвентаризационные описи по заранее установленным формам (для ОС).
- Пересчет по факту производится для сверки соответствия основных средств и оборудования в наличии, документальным данным. Для этого сверяются их инвентаризационные номера и характеристики, указанные в карточках учета.
- Полученные результаты сопоставляются с учетными, и на основании этого анализа бухгалтерия готовит ведомость, закрываемую на дату проверки. Каждую строчку сверяют отдельно.
Итоги инвентаризации вносятся в описи, акты и другие формы, утвержденные соответствующими законодательными органами отрасли. Они заполняются в двух экземплярах, без помарок и ошибок. Для документальной фиксации можно использовать готовые типографские бланки или разработать собственные формы отчетности, в которых должны присутствовать все пункты и реквизиты.
Для чего нужна инвентаризация ОС
Главная задача инвентаризации – пересчитать основные средства, состоящие на балансе, и проверить, совпадает ли их количество и состояние с данными учета. Ее плюсы:
- Возможность убедиться в том, что объекты, указанные на бумаге, существуют фактически;
- Проверка правильности присвоения инвентарных номеров;
- Выявление излишков или недостач;
- Контроль правильности ведения бухгалтерского учета.
Основные документы для учета
- В главной описи ИНВ-1 отражаются все объекты, сходящиеся или отличающиеся в фактических остатках от плановых с инвентарными номерами, в том числе, с нарушением эксплуатационных особенностей;
- ИНВ-22 – в этой форме оформляется решение руководителя о проведении проверки;
- ИНВ-18 – данную форму называют сличительной ведомостью;
- ИНВ-23 – журнал пересчетов.
Ведомость ИНВ -18 составляют в нескольких (чаще всего – в двух) экземплярах, один из которых передается сотруднику, а второй — в бухгалтерский отдел. Кроме количества и параметров в ней указывается состояние или работоспособность основных средств компании, их инвентарные номера, для чего они используются, степень износа, повреждения и дефекты или их отсутствие. При осмотре зданий и сооружений особое внимание обращается на количество этажей, год их строительства, площадь построек (общую и полезную), материал возведения.
Все данные об оборудовании и основных средствах вносятся в бланк формы ИНВ-3. Транспорт, который находится на момент проверки в пути, или отправленный на хранение в другое место, учитывается в отдельных актах ИНВ-6, ИНВ-5.
Как проходит инвентаризация ОС
Члены комиссии проводят осмотр, сравнивают фактическое наличие и характеристики оборудования, указанные в описи ИНВ-1, с данными реестров. При выявлении расхождений их заносят в специальный документ — ведомость ИНВ-18. Новые и неучтенные ранее объекты ставят на баланс. Если за время использования техника, оборудование и основные средства изменили свои свойства или стоимость из-за амортизации, это отмечается в ведомости. То есть по итогу после проверки у руководителя будет подробная информация о состоянии ОС компании.
Во время инвентаризации фиксируются случаи кражи, утраты имущества. На основании этих данных руководство может обратиться в полицию для дальнейшего разбирательства или инициировать административное производство для поиска и взыскания с виновных лиц убытков. По любому случаю отклонений с ответственных лиц берутся объяснительные записки.
Все результаты фиксируются письменно. Как правило, в них нельзя вносить никакие исправления, помарки тоже не допускаются. Сначала указываются фактические данные, а затем – обнаруженные расхождения. Если нужно внести какое-то изменение в документ, старую запись вычеркивают и ставят над ней исправленную. Любые коррективы согласовываются со всеми членами комиссии и подписываются сотрудниками, которым основные средства переданы на хранение. Строки ведомости, оставшиеся незаполненными, прочеркивают.
Если ответственные лица после завершения инвентаризации обнаруживают ошибки или несоответствия в составленной описи, они обязаны заявить об этом комиссии незамедлительно, до открытия склада. В этом случае проводится дополнительная проверка, и по ее итогам в документы вносятся соответствующие изменения.
На всех страницах описи указывается точное количество присутствующих на ней порядковых номеров и единиц в штуках, метрах или других единицах измерения с подписями ответственных лиц и представителей комиссии. Это необходимо, чтобы исключить возможность приписок и изменений.
Основные средства, поступающие в компанию на момент проведения аудита, принимаются ответственными лицами в присутствии комиссии. Их вписывают в отдельную ведомость с указанием даты, количества и суммы. Правильное оформление результатов инвентаризации имеет большое значение для самой компании и для контролирующих органов, которые на основании полученных данных формируют представление об организации. Если все расхождения будут подтверждены официально, руководитель может взыскать убытки с ответственных лиц. Также грамотная отчетность положительно повлияет на репутацию компании при последующих налоговых и других проверках.
Наша компания работает более 15 лет, оказывает услуги проверки и инвентаризации основных средств, оборудования для обеспечения правильности ведения бухгалтерского учета и соответствия фактическим данным. Используем современные методы и оборудование, гарантирующее точность данных. Выявим недостачи и поможем рационально распоряжаться ресурсами. Выполним проверку оперативно и качественно, без задержек. Если вам нужна консультация или дополнительная информация, вы можете связаться с нашими специалистами по телефону. Мы ответим на все интересующие вопросы более подробно!
