Проведение плановой инвентаризации и проведение внеплановой инвентаризации имеют как общие черты, так и существенные отличия. Процедура проверки активов необходима практически всем компаниям, она своевременно позволяет выявить нарушения, что во многих случаях помогает избежать банкротства.
Инвентаризация – что это
Инвентаризацией называют процедуру, направленную на физическую проверку состояния и наличия материальных ценностей, составляющих баланс компании. Полученные данные сверяют с теми, которые зафиксированы в документах.
Задачи инвентаризации:
- Контроль точности бухучета;
- Проверка состояния товаров;
- Выявление неучтенных активов;
- Подсчет имеющегося имущества;
- Списание оборудования, мебели, транспорта, если они не подлежат восстановлению.
Инвентаризация помогает предотвратить хищения на предприятиях и проверить работу сотрудников. Она делится на несколько типов, по периодичности может быть плановой и внеплановой.
Особенности проведения плановой и внеплановой инвентаризации
Срок проведения плановой проверки активов определяет закон №402-ФЗ. Ежегодно процедура обычно планируется на 3 последних месяца года и входит в бухгалтерский отчет. Плановую инвентаризацию на каждом предприятии также проводят по графику. Его руководитель составляет и утверждает в начале года, персонал заранее знает о переучете.
Внеплановая инвентаризация проводится без графика. Она назначается после пожаров, прорыва канализации, подтоплений и других чрезвычайных ситуаций. Инициируют ее проведение и если у руководства компанией или начальников отдельных подразделений есть данные о хищениях или отсутствии каких-либо материальных ценностей.
Стандартная процедура плановой инвентаризации:
- Руководитель создает приказ о проведении проверки. В нем указывают и состав комиссии, обычно в нее входят сотрудники административного блока, эксперты, представители службы аудита, материально ответственный персонал.
- Проведение инвентаризации. Члены комиссии подсчитывают количество товаров, сырья, иных материальных ценностей. При необходимости взвешивают или измеряют их. Результаты фиксируют в документах, составленных по установленным формам (ИНВ-1, ИНВ-3 и др. в зависимости от вида имущества). В них перечисляют активы по группам, указывают их вид, сорт, артикул.
- Выполняется сверка. Необходимо полученную при проверке информацию, касающуюся наличия активов, сверить с документами. На те материальные ценности, которые подлежат списанию, составляют отдельный акт.
- Подведение итогов. По результатам инвентаризации руководитель составляет приказ, на основании которого вносят изменения в бухучет и взыскивают ущерб с виновных лиц.
Если планируется большой объем плановых проверок, то подбирают состав для нескольких групп комиссий, каждая из которых работает в одном направлении. Это упрощает инвентаризацию и облегчает ее проведение. Сроки для плановой проверки обычно определяют так, чтобы она была завершена до сдачи годового бухучета, иначе в налоговый орган поступит документ с недостоверной информацией. Инвентаризацию по закону выполняют только в присутствии материально ответственных лиц. Если их на месте во время инспекции не будет, то взыскать ущерб будет затруднительно.
Основное отличие при проведении внеплановой инвентаризации от плановой заключается в том, что ее сроки заранее не известны. Руководитель может в любой момент принять решение о проверке, издать приказ и сразу начать ее. Внеплановый учет проводится с любой периодичностью, он может быть полным или выборочным. Первый подразумевает проверку всех активов, второй назначается для оценки определенного комплекса материальных ценностей. Сроки внеплановой инвентаризации сдвинуть можно, у плановой они жестко привязаны к дате подаче бухгалтерской отчетности. О дате выполнения внеплановых проверок предупреждают только членов комиссии.
Если при проведении внеочередной инвентаризации выявлены несовпадения, то членам комиссии необходимо сделать вывод об их причинах. По итогам проверки может быть принято решение о ликвидации последствий, о дополнительной инспекции, о разработке мер, направленных на возврат активов. При выявлении хищений документы направляют в прокуратуру, следственные органы должны установить виновных лиц и назначить соответствующее закону наказание.
Проведение плановой инвентаризации и проведение внеплановой инвентаризации контролирует руководитель предприятия или структурного подразделения. Ответственный за эту работу сотрудник должен следить за соблюдением сроков проверки, за своевременным формированием отчета и за тем, чтобы были изменены данные о материальных и нематериальных активах. Инвентаризация необходима бизнес-компаниям при любом виде их деятельности, но при ее назначении и проведении нужно соблюдать законы.
