Проведение полной инвентаризации и проведение частичной инвентаризации инициирует руководитель компании, для чего издает приказ. Их выполнение подчиняется стандартным правилам, отличие заключается в объеме проверки. Процедура инспекции материальных и нематериальных активов помогает своевременно выявить те нарушения и ошибки, которые могут привести к штрафам, банкротству, утрате и порче товаров.
Проведение полной и частичной инвентаризации — особенности
Под инвентаризацией понимается проверка имущества компании. Плановый переучет обычно проводят в 3 последние месяцы года, внеплановый в любое время. Помимо сроков проведения инвентаризация делится и по объему работ – на полную и частичную.
Переучет материальных и нематериальных активов решает важнейшие задачи:
- Помогает определить, сколько фактически ценностей находится на балансе. Члены комиссии могут выявить недостачу, неучтенные позиции, пересорт. Обязательно проверяется проверка технического состояния оборудования, транспорта.
- Позволяет сопоставить выявленное количество имущества с теми данными, которые указаны в документах. Несоответствия фиксируют, составляют акт.
- Помогает подготовить предприятие к проверкам контролирующих органов.
Полная инвентаризация имущества охватывает все активы, она выполняется перед подготовкой годового бухучета. Кроме того такой переучет требуется при ликвидации предприятия или его реорганизации, при смене начальника подразделения, директора.
Частичный переучет подразумевает проверку отдельных подразделений или каких-либо видов материальных ценностей. Необходим, если принято решение продать имущество, сдать его в аренду, после стихийных бедствий. Частичную инвентаризацию назначают и в том случае, если планируется смена ответственного за какие-либо активы лица. В этом случае проверяют те ценности, за которые этот сотрудник отвечает согласно трудовому договору. Выборочный контроль товарно-материальных ресурсов необходим и в том случае, если есть подозрение на хищение ценностей или на их неправильное использование или хранение.
Независимо от объемов переучета в нем выделяют несколько основных этапов. Первый подготовительный подразумевает подготовку приказа, утверждение состава комиссии, изучение документов, определение сроков. Затем следует перерасчет, товары не только считают, но и взвешивают или измеряют при необходимости. При проверке оборудования, транспортных средств нужно оценить их функциональность. Затем следует сличительная процедура, после ее завершения готовят приказ, на основании которого устраняют нарушения и наказывают виновных.
Выбор между частичной и полной инвентаризации делает руководитель компании. Учитывают цели переучета, доступные ресурсы, объемы предстоящих работ. Полная проверка на крупных предприятиях может занять более 2-3 недель, но именно она дает точное представление о том, сколько товаров есть на складах, где они находятся и в каком состоянии. На основании сделанных после переучета выводов руководитель может принять решение о смене места хранения продукции, о распродаже остатков и о том, необходимо или нет наращивать производство.
Частичную инспекцию можно периодически проводить в течение года. Это поможет своевременно выявить проблему и упростит проведение полной инвентаризации.
Правила переучета
Любой вид инвентаризации требует предварительной подготовки приказа. В нем указывают вид проверки, ее сроки, определяют состав комиссии. С приказом после его подписания знакомят ответственных за выполнения работы лиц. При проведении имущественной инвентаризации уведомлять сотрудников, отвечающих за материальные ценности, не обязательно. И частичная, и полная проверка могут быть неожиданны для них, но так проще установить факт хищений.
При проведении и частичной и полной инвентаризации соблюдают ряд правил:
- Помещения с инвентаризационными ценностями в конце дня необходимо опечатывать. Это требуется, если проверка идет несколько дней. Целостность печати проверяют каждое утро.
- Перемещение продукции запрещают. Продажа товаров разрешается только с письменного согласия бухгалтера и руководителя предприятия.
- При пересчете обеспечивают присутствие материально ответственного сотрудника. Если его не будет, то ущерб доказать в судебном порядке будет трудно.
- Итоговые описи должны быть подписаны всеми членами комиссии.
Проведение полной и частичной инвентаризации возможно в любой компании независимо от объемов товарно-материальных ценностей и направления деятельности. Проверять можно не только товары, но и ценные бумаги, транспортные средства, оборудование, кредиты и долги.
